Punya ratusan nama di Excel dan ingin Word otomatis mengisi nama, alamat, atau detail lain tanpa copy paste satu per satu? Itulah fungsi Mail Merge. Di panduan ini, kamu akan menyiapkan data di Excel, menyambungkannya ke Word, menyisipkan field seperti Nama dan Alamat, lalu pratinjau dan cetak atau simpan ke PDF. Langkahnya sederhana, cepat dipelajari, dan mengurangi salah ketik. Mari, kita simak bersama artikel Cara Membuat Mail Merge di Word dari Data Excel dengan Mudah.
Apa itu Mail Merge?
Mail Merge adalah fitur di pengolah kata seperti Microsoft Word yang memungkinkan kamu membuat banyak dokumen sekaligus dengan isi tertentu yang otomatis berbeda dan tetap rapi. Caranya, dokumen utama bertindak sebagai template, lalu kamu hubungkan ke sumber data seperti daftar nama dan alamat, sehingga tiap dokumen terasa personal. Bayangkan menyiapkan 100 undangan, mengirim email massal yang tetap menyebut nama penerima, atau mencetak label pengiriman tanpa mengetik satu per satu. Di baliknya ada tiga bagian penting: dokumen utama yang memuat isi tetap seperti surat atau sertifikat, sumber data berisi informasi variabel seperti tabel Excel, dan field semacam Nama atau Alamat sebagai tempat data ditanam. Prosesnya singkat: buat templatenya, siapkan data di Excel atau CSV, sisipkan field di posisi yang kamu mau, lalu jalankan Mail Merge untuk menghasilkan dokumen yang sudah dipersonalisasi.
Baca Juga: Cara Menghapus Email Promosi di Gmail Sekaligus dengan Cepat dan Mudah
Cara Membuat Mail Merge di Word dari Data Excel
Berikut adalah langkah-langkah membuat Mail Merge di Microsoft Word dengan data dari Excel:
1. Siapkan Data di Excel
- Buka Microsoft Excel.
- Buat tabel berisi data yang diperlukan, misalnya:
| Nama | Alamat | Kota |
| Andi | Jl. Melati No. 12 | Jakarta |
| Budi | Jl. Mawar No. 8 | Bandung |
- Pastikan baris pertama berisi header (judul kolom) seperti Nama, Alamat, Kota.
- Simpan file Excel, misalnya dengan nama DataUndangan.xlsx.
2. Buat Dokumen Utama di Word
- Buka Microsoft Word.
- Ketik isi surat/template, misalnya:
3.Kepada Yth.
4.Bapak/Ibu [Nama]
5.Di [Alamat], [Kota]
6.Dengan hormat, ...
- Sisakan ruang kosong untuk data yang akan digabung.
3. Hubungkan Word dengan Data Excel
- Klik menu Mailings → Start Mail Merge → pilih Letters.
- Klik Select Recipients → Use an Existing List.
- Cari dan pilih file Excel (DataUndangan.xlsx).
- Pilih sheet yang berisi data (misal: Sheet1$).
4. Masukkan Field Mail Merge
- Letakkan kursor di posisi yang akan diisi data.
- Klik Insert Merge Field → pilih
Nama,Alamat,Kota. - Hasilnya, dokumen akan menampilkan:
4.Kepada Yth.
5.Bapak/Ibu «Nama»
6.Di «Alamat», «Kota»
7.Dengan hormat, ...
5. Lihat Hasil dan Cetak
- Klik Preview Results untuk melihat hasil personalisasi.
- Jika sudah benar, klik Finish & Merge → Print Documents atau Edit Individual Documents.
Tips Penting
- Pastikan data Excel rapi (tanpa kolom kosong di tengah).
- Jangan gunakan simbol aneh pada header (misal
#,@). - Simpan file Excel sebelum dihubungkan agar Word dapat membacanya.
Baca Juga: Pengertian Spam dalam Sebuah Email
Kesimpulan
Mail Merge adalah fitur di Microsoft Word yang memungkinkan pembuatan dokumen massal secara otomatis dengan isi yang dipersonalisasi, seperti nama, alamat, atau informasi lain, yang diambil dari sumber data (misalnya Excel).
Dengan Mail Merge, pekerjaan seperti membuat surat undangan, label alamat, sertifikat, dan email massal menjadi lebih cepat, rapi, dan efisien dibanding mengetik satu per satu.
Intinya: Satu template + satu sumber data = banyak dokumen personalisasi secara otomatis.
Mulai 160 ribuan, paket Internet Only hingga 1 Gbps bikin proses Mail Merge di Word dari data Excel melaju tanpa drama: template kebuka instan, field Nama dan Alamat terisi rapi, ratusan undangan atau label personal jadi dalam hitungan detik, sambil streaming dan meeting tetap mulus; satu koneksi cepat untuk kerja otomatis yang rapi dan hemat waktu.
