Komunikasi Bisnis adalah proses pertukaran informasi, ide, atau pesan yang terjadi dalam konteks bisnis atau organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi ini bisa berlangsung secara verbal (seperti percakapan langsung, telepon, atau presentasi) maupun non-verbal (seperti email, laporan tertulis, atau media sosial). Tujuannya adalah untuk mendukung berbagai aktivitas bisnis seperti pengambilan keputusan, penyelesaian masalah, negosiasi, serta pembangunan hubungan baik dengan berbagai pemangku kepentingan, termasuk karyawan, pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis.
Jenis komunikasi bisnis bisa bersifat internal (dalam perusahaan) atau eksternal (dengan pihak luar seperti pelanggan atau mitra bisnis).
Pengertian Komunikasi Bisnis
Pengertian Komunikasi Bisnis adalah proses pertukaran informasi, gagasan, pendapat, instruksi, atau pesan yang terjadi di antara individu atau kelompok dalam sebuah organisasi dengan tujuan mencapai hasil yang diinginkan dalam konteks bisnis. Komunikasi ini bisa bersifat lisan, tertulis, visual, atau melalui media digital dan dapat terjadi secara internal di dalam perusahaan maupun eksternal dengan pihak luar seperti pelanggan, mitra bisnis, atau pemangku kepentingan lainnya.
Secara keseluruhan, komunikasi bisnis memegang peran penting dalam mendukung keberhasilan dan efisiensi operasional organisasi.
Baca Juga: Contoh Bisnis Model Canvas Sederhana dan Mudah Dipahami
Tujuan Komunikasi Bisnis
Tujuan utama komunikasi bisnis adalah untuk memastikan informasi yang akurat dan relevan dapat tersampaikan secara efektif sehingga dapat mendukung aktivitas dan keputusan bisnis. Komunikasi yang baik memungkinkan organisasi untuk berjalan dengan lancar, mendorong kolaborasi, dan membangun hubungan yang positif baik di dalam maupun di luar organisasi.
Komunikasi bisnis yang efektif memiliki beberapa karakteristik, antara lain:
- Jelas: Informasi disampaikan dengan cara yang mudah dipahami oleh penerima.
- Ringkas: Pesan harus singkat namun tetap memberikan informasi yang cukup.
- Relevan: Informasi yang disampaikan harus sesuai dengan konteks dan tujuan bisnis.
- Tepat waktu: Informasi diberikan pada waktu yang tepat agar dapat direspon dengan efektif.
- Akurasi: Informasi yang disampaikan harus benar dan dapat diandalkan.
Unsur – Unsur Komunikasi Bisnis
Unsur-unsur komunikasi bisnis adalah elemen-elemen penting yang memastikan pesan dalam lingkungan bisnis dapat disampaikan dan diterima dengan baik. Berikut adalah beberapa unsur utama dalam komunikasi bisnis:
1. Pengirim (Sender/Communicator)
Pengirim adalah individu atau kelompok yang memulai komunikasi dengan tujuan menyampaikan informasi, ide, atau pesan kepada pihak lain. Pengirim harus memastikan bahwa pesannya jelas dan sesuai dengan tujuan.
2. Pesan (Message)Â
Pesan adalah inti dari komunikasi. Ini bisa berupa informasi, ide, atau instruksi yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Dalam bisnis, pesan harus relevan, tepat sasaran, dan disusun dengan jelas agar dapat dipahami oleh penerima.
3. Saluran (Channel/Media)Â
Saluran adalah media atau cara yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Dalam bisnis, saluran komunikasi bisa berupa komunikasi lisan (telepon, rapat), tertulis (email, memo), visual (presentasi, video), atau media digital (platform online).
4. Penerima (Receiver)
Penerima adalah individu atau kelompok yang menerima pesan dari pengirim. Penerima harus memahami pesan yang diterima agar komunikasi dianggap berhasil. Respons atau reaksi penerima juga memainkan peran penting dalam menentukan efektivitas komunikasi.
5. Umpan Balik (Feedback)Â
Umpan balik adalah respon atau reaksi dari penerima setelah menerima pesan. Ini penting dalam komunikasi bisnis karena pengirim dapat mengetahui apakah pesan yang disampaikan sudah dipahami atau memerlukan penyesuaian lebih lanjut.
6. Konteks (Context)Â
Konteks adalah situasi atau latar belakang di mana komunikasi berlangsung. Dalam komunikasi bisnis, konteks dapat mencakup budaya organisasi, lingkungan kerja, atau bahkan suasana hati peserta komunikasi. Memahami konteks membantu menghindari kesalahpahaman.
7. Gangguan (Noise)Â
Gangguan adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu proses komunikasi. Ini bisa berupa gangguan fisik (seperti suara bising), psikologis (seperti prasangka), atau teknis (seperti kesalahan jaringan internet). Dalam komunikasi bisnis, mengurangi gangguan sangat penting agar pesan dapat diterima dengan jelas.
8. Tujuan (Purpose)Â
Setiap komunikasi bisnis memiliki tujuan, baik untuk memberi informasi, menginspirasi tindakan, memecahkan masalah, atau mendiskusikan ide. Kejelasan tujuan membantu memastikan pesan sesuai dengan sasaran yang diinginkan.
Baca Juga: 10 Bisnis Modal Kecil untuk Pemula yang Belum Banyak Pesaing
Jenis – Jenis Komunikasi Bisnis
Berikut adalah beberapa jenis komunikasi bisnis yang umum digunakan:
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal adalah jenis komunikasi yang menggunakan kata-kata, baik lisan maupun tulisan, untuk menyampaikan pesan. Komunikasi verbal dalam bisnis dapat dilakukan secara langsung, seperti rapat tatap muka atau melalui media teknologi seperti telepon atau video conference.
- Lisan (Oral): Melalui percakapan langsung, telepon, presentasi, atau diskusi.
- Tertulis (Written): Dalam bentuk surat, email, laporan, memo, proposal, atau teks lainnya.
2. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal melibatkan penyampaian pesan tanpa kata-kata, melalui bahasa tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan, postur, serta penampilan fisik. Dalam bisnis, nonverbal ini penting karena bisa memperkuat atau mengubah makna pesan verbal yang disampaikan.
Contoh: Gerakan tangan, kontak mata, ekspresi wajah, cara duduk, dan penampilan saat berkomunikasi.
3. Komunikasi Formal
Komunikasi formal adalah komunikasi yang berlangsung melalui saluran resmi atau terstruktur dalam organisasi. Biasanya digunakan untuk komunikasi yang sifatnya resmi, seperti penyampaian informasi penting, laporan, atau kebijakan perusahaan.
Contoh: Memos, laporan tahunan, notulen rapat, kebijakan internal, atau instruksi dari atasan.
4. Komunikasi Informal
Komunikasi informal adalah komunikasi yang tidak terikat pada aturan atau struktur resmi. Ini biasanya terjadi secara spontan dan bisa terjadi di antara karyawan di berbagai level organisasi.
Contoh: Percakapan sehari-hari di ruang istirahat, percakapan santai antar rekan kerja, atau obrolan di luar jam kerja.
5. Komunikasi Satu Arah (One-Way Communication)
Komunikasi satu arah adalah komunikasi di mana pesan dikirimkan oleh pengirim tanpa adanya umpan balik dari penerima. Ini lebih sering digunakan dalam situasi di mana pengirim hanya ingin menyampaikan informasi tanpa memerlukan respons segera dari penerima.
Contoh: Pengumuman resmi, email pemberitahuan, atau pidato perusahaan.
6. Komunikasi Dua Arah (Two-Way Communication)
Komunikasi dua arah melibatkan pertukaran informasi antara pengirim dan penerima, di mana penerima memberikan umpan balik setelah menerima pesan. Ini lebih interaktif dan dianggap lebih efektif karena memastikan pemahaman bersama.
Contoh: Diskusi selama rapat, sesi tanya jawab, negosiasi bisnis, atau wawancara kerja.
7. Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam organisasi, baik antara atasan dengan karyawan, antar departemen, maupun antar karyawan. Tujuannya adalah untuk memastikan koordinasi dan kolaborasi yang efektif dalam mencapai tujuan bisnis.
Contoh: Email internal, buletin perusahaan, rapat departemen, atau pengumuman internal.
8. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak luar seperti pelanggan, pemasok, investor, atau mitra bisnis. Jenis komunikasi ini bertujuan untuk membangun hubungan baik, meningkatkan citra perusahaan, atau mengembangkan bisnis.
Contoh: Siaran pers, brosur pemasaran, email kepada pelanggan, atau komunikasi dengan media.
9. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terjadi antara level yang berbeda dalam struktur organisasi. Ini mencakup komunikasi dari atas ke bawah (top-down) dan dari bawah ke atas (bottom-up).
- Top-down: Komunikasi dari manajemen ke staf atau karyawan. Contohnya adalah instruksi, kebijakan, atau arahan dari pimpinan.
- Bottom-up: Komunikasi dari staf atau karyawan kepada manajemen, seperti laporan kinerja, umpan balik, atau ide.
10. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi di antara individu atau departemen pada level hierarki yang sama dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk mengoordinasikan pekerjaan, berbagi informasi, atau bekerja sama dalam proyek.
Contoh: Diskusi antara anggota tim dalam satu divisi atau komunikasi lintas departemen dalam proyek kolaboratif.
11. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara individu di berbagai level hierarki dan departemen. Ini biasanya terjadi ketika seorang manajer dari satu departemen perlu berkomunikasi dengan karyawan di departemen lain.
Contoh: Manajer pemasaran berkomunikasi dengan teknisi dari departemen produksi untuk mengkoordinasikan peluncuran produk baru.
12. Komunikasi Lintas Budaya  Â
Komunikasi lintas budaya adalah komunikasi antara individu dari budaya yang berbeda. Dalam bisnis global, memahami perbedaan budaya dan etika komunikasi sangat penting untuk mencegah kesalahpahaman dan memperkuat hubungan kerja.
Contoh: Negosiasi bisnis internasional, rapat virtual lintas negara, atau pertukaran email dengan klien asing.
Baca Juga: Hukum Bisnis Adalah: Tujuan, Fungsi, Sumber
Proses Komunikasi BisnisÂ
Proses komunikasi bisnis melibatkan serangkaian langkah atau tahapan yang memastikan pesan disampaikan, dipahami, dan ditindaklanjuti dengan benar oleh penerima.
Berikut adalah langkah-langkah utama dalam proses komunikasi bisnis:
1. Pengirim (Sender)
Proses komunikasi bisnis dimulai dari pengirim, yang merupakan individu atau kelompok yang memiliki informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Pengirim memiliki tanggung jawab untuk menyusun pesan dengan jelas dan sesuai tujuan.
Contoh: Seorang manajer ingin memberi instruksi baru kepada timnya mengenai proyek yang sedang berjalan.
2. Pengkodean Pesan (Encoding)
Setelah pengirim memiliki pesan, langkah selanjutnya adalah pengkodean (encoding). Pengirim menerjemahkan ide atau informasi tersebut menjadi simbol-simbol yang bisa dipahami oleh penerima, seperti kata-kata (lisan atau tertulis), gambar, atau sinyal nonverbal.
Contoh: Manajer tersebut menulis email yang berisi arahan detail tentang proyek kepada timnya.
3. Saluran (Channel)
Saluran adalah media atau cara yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Pilihan saluran bisa sangat beragam, mulai dari komunikasi lisan langsung, email, telepon, video conference, atau media lainnya. Pemilihan saluran tergantung pada situasi, urgensi pesan, serta kemampuan penerima dalam mengakses media tersebut.
Contoh: Manajer memilih mengirim email sebagai saluran untuk menyampaikan pesan karena semua anggota tim bekerja di lokasi yang berbeda.
4. Penerima (Receiver)
Penerima adalah individu atau kelompok yang menerima pesan. Penerima bertanggung jawab untuk membaca, mendengar, atau melihat pesan, serta memahami maknanya. Pemahaman yang tepat dari penerima sangat penting untuk keberhasilan komunikasi.
Contoh: Anggota tim menerima email tersebut dan mulai membaca instruksi yang diberikan oleh manajer.
5. Penguraian Pesan (Decoding)
Setelah menerima pesan, penerima melakukan penguraian (decoding) pesan. Ini adalah proses interpretasi simbol-simbol (kata, gambar, atau isyarat) yang disampaikan oleh pengirim. Penerima harus memahami maksud pesan sesuai dengan tujuan pengirim.
Contoh: Anggota tim memahami bahwa instruksi yang diberikan oleh manajer adalah arahan baru yang perlu segera ditindaklanjuti.
6. Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik adalah reaksi atau respons penerima terhadap pesan yang telah disampaikan. Feedback memungkinkan pengirim mengetahui apakah pesan telah diterima dengan benar dan dipahami sesuai dengan maksud awal. Dalam komunikasi bisnis, umpan balik sangat penting untuk memastikan bahwa penerima memahami pesan dan untuk memperbaiki kesalahpahaman jika terjadi.
Contoh: Anggota tim membalas email dengan klarifikasi mengenai beberapa bagian instruksi yang masih kurang jelas, dan manajer memberikan penjelasan tambahan.
7. Konteks (Context)
Konteks adalah lingkungan atau situasi di mana komunikasi berlangsung. Ini mencakup faktor-faktor seperti budaya perusahaan, latar belakang penerima, hubungan antara pengirim dan penerima, serta tujuan komunikasi. Konteks dapat mempengaruhi bagaimana pesan disusun, disampaikan, dan ditafsirkan.
Contoh: Instruksi tersebut diberikan dalam konteks perusahaan yang sedang mengerjakan proyek dengan tenggat waktu ketat, sehingga instruksi perlu dipahami dengan cepat dan tepat.
8. Gangguan (Noise)
Gangguan (noise) adalah segala sesuatu yang dapat menghalangi atau mengganggu jalannya komunikasi. Gangguan bisa muncul dalam berbagai bentuk, termasuk gangguan fisik (suara bising), psikologis (prasangka atau perbedaan persepsi), teknis (masalah jaringan internet), atau bahkan kesalahan dalam pengkodean dan penguraian pesan.
Contoh: Jika ada anggota tim yang tidak memeriksa email secara teratur atau mengalami kesulitan memahami bahasa dalam instruksi, maka itu bisa menjadi gangguan dalam proses komunikasi.
Baca Juga: Proses Bisnis Adalah: Fungsi, Manfaat, Jenis
Teknik Komunikasi Bisnis
Teknik komunikasi bisnis merujuk pada cara atau metode yang digunakan untuk menyampaikan informasi, gagasan, atau pesan dalam konteks profesional atau organisasi. Komunikasi yang efektif dalam bisnis sangat penting untuk memastikan informasi tersampaikan dengan jelas dan dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat.
Berikut adalah beberapa teknik komunikasi bisnis yang umum:
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal mencakup percakapan tatap muka, panggilan telepon, presentasi, dan rapat. Teknik ini sangat bergantung pada kemampuan berbicara secara jelas dan persuasif. Dalam komunikasi verbal, nada suara, kecepatan bicara, dan intonasi juga memengaruhi bagaimana pesan diterima.
Contoh teknik yang digunakan:
- Klarifikasi: Memastikan lawan bicara memahami pesan dengan baik, melalui pertanyaan atau penegasan.
- Ekspresi yang Jelas: Menggunakan kata-kata yang mudah dipahami tanpa ambigu.
- Aktif Mendengarkan: Memberi perhatian penuh pada pembicara dan menunjukkan minat terhadap pesan mereka.
2. Komunikasi Non-Verbal
Bahasa tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan, dan kontak mata adalah elemen komunikasi non-verbal. Teknik ini digunakan untuk memperkuat atau menegaskan pesan verbal.
Contoh teknik yang digunakan:
- Bahasa Tubuh Terbuka: Posisi tubuh yang rileks dan terbuka memberi kesan keterbukaan dan kesediaan mendengarkan.
- Kontak Mata: Membuat kontak mata yang tepat untuk menunjukkan kepercayaan diri dan ketulusan.
- Gestur yang Sesuai: Menggunakan gerakan tangan yang mendukung pesan yang disampaikan.
3. Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis digunakan dalam email, laporan, memo, dan dokumen bisnis lainnya. Teknik ini menuntut kejelasan, struktur, dan ketepatan bahasa agar pesan yang disampaikan tidak disalahartikan.
Contoh teknik yang digunakan:
- Penggunaan Bahasa yang Tepat: Hindari penggunaan jargon yang tidak dipahami oleh pembaca.
- Struktur yang Jelas: Memecah informasi menjadi bagian-bagian yang mudah dicerna.
- Pengoreksian Ulang: Memeriksa ejaan, tata bahasa, dan kesalahan teknis untuk memastikan dokumen bebas dari kesalahan.
4. Komunikasi Visual
Teknik ini melibatkan penggunaan elemen visual, seperti grafik, diagram, presentasi PowerPoint, atau video, untuk menyampaikan informasi secara lebih efektif.
Contoh teknik yang digunakan:
- Infografis: Menggunakan grafik untuk menjelaskan data yang kompleks.
- Slide Presentasi: Menyusun slide dengan poin-poin yang jelas dan desain yang menarik agar audiens tetap fokus.
- Visualisasi Data: Menggunakan bagan atau grafik untuk mempermudah interpretasi informasi yang rumit.
5. Komunikasi Interpersonal
Teknik ini fokus pada komunikasi antar individu dalam lingkungan kerja. Interaksi satu-satu ini sering kali bersifat informal, namun sangat penting untuk membangun hubungan kerja yang kuat.
Contoh teknik yang digunakan:
- Empati: Menunjukkan kepedulian terhadap perasaan dan perspektif orang lain.
- Kepercayaan: Membangun hubungan yang berdasarkan kepercayaan melalui keterbukaan dan kejujuran.
- Penanganan Konflik: Menggunakan teknik negosiasi dan resolusi konflik untuk mengatasi ketegangan antar individu atau tim.
6. Komunikasi Digital
Dengan berkembangnya teknologi, banyak bisnis yang menggunakan platform digital seperti media sosial, website, atau alat kolaborasi online untuk berkomunikasi. Teknik ini memerlukan pemahaman akan etiket digital dan cara berinteraksi secara profesional di ruang online.
Contoh teknik yang digunakan:
- Email Profesional: Menulis email dengan subjek yang jelas, bahasa yang sopan, dan penutup yang baik.
- Penggunaan Alat Kolaborasi: Memanfaatkan alat seperti Slack, Zoom, atau Microsoft Teams untuk komunikasi jarak jauh.
- Sosial Media Management: Mengelola komunikasi bisnis dengan audiens melalui platform media sosial dengan bijak.
7. Komunikasi Persuasif
Teknik ini digunakan untuk mempengaruhi atau meyakinkan audiens dalam situasi tertentu, seperti penjualan, negosiasi, atau presentasi proyek.
Contoh teknik yang digunakan:
- Pendekatan Logis: Menggunakan data atau fakta untuk mendukung argumen.
- Pendekatan Emosional: Menyentuh emosi audiens agar mereka merasa terhubung dengan pesan yang disampaikan.
- Kredibilitas: Menunjukkan otoritas atau keahlian untuk membuat pesan lebih meyakinkan.
Baca Juga: Contoh Proposal Bisnis Sederhana & Pemula
Dengan menguasai berbagai teknik komunikasi bisnis ini, seseorang dapat berkomunikasi dengan lebih efektif dalam berbagai situasi profesional, dari rapat formal hingga komunikasi sehari-hari antar rekan kerja.
Itulah artikel Komunikasi Bisnis Adalah: Tujuan, Unsur, Jenis. Semoga artikel ini dapat membantu Anda dalam memahami komunikasi bisnis dan jangan lupa untuk dibagikan juga ya!
